Înregistrarea unei facturi de furnizor
🧠Context
Caladeo permite înregistrarea și urmărirea facturilor de furnizori pentru gestionarea achizițiilor legate de un proiect de călătorie (cazare, transport, activități, servicii locale etc.).
Facturile de furnizori sunt asociate unei oferte și permit urmărirea precisă a sumelor de plată către furnizori, a scadențelor și a stadiului plăților. Acest lucru facilitează monitorizarea financiară și controlul costurilor călătoriei.
🎯 Obiectiv
Înregistrarea facturilor de furnizori pentru o ofertă acceptată, urmărirea plăților acestora și identificarea rapidă a soldului rămas pentru fiecare achiziție.
🧭 Unde găsiți această funcționalitate?
Facturile de furnizori se înregistrează dintr-o ofertă acceptată, în fila Financiar.
Pentru a crea o achiziție, oportunitatea trebuie să conțină cel puțin o ofertă cu statusul Acceptată.
🛠️ Pas cu pas
Urmați pașii de mai jos pentru a înregistra o factură de furnizor în Caladeo:
- Deschideți oportunitatea și accesați oferta relevantă.
- Accesați fila Financiar a ofertei.
- În secțiunea Achiziții, faceți clic pe Creați o achiziție.
- Completați informațiile achiziției:
- Denumirea achiziției (ex.: Hotel – sejur, Transport local, Ghid o zi întreagă etc.)
- Valoare de verificare: valoarea totală estimată a achiziției
- Furnizor: selectarea furnizorului aferent (obligatoriu)
- Salvați achiziția.
➕ Adăugarea unei facturi de furnizor
După crearea achiziției, adăugați una sau mai multe facturi de furnizor:
- Faceți clic pe Adăugați o factură.
- Completați informațiile facturii:
- Data facturii
- Valoarea facturii
- Data scadenței
- Numărul facturii
- Atașați documentul facturii.
- Salvați modificările.
👉 Puteți adăuga una sau mai multe facturi pentru aceeași achiziție (de exemplu, facturi parțiale sau suplimentare).
💳 Înregistrarea plăților către furnizori
Atunci când factura/facturile sunt achitate:
- Adăugați una sau mai multe plăți la achiziție.
- Completați informațiile plății:
- Data plății
- Suma plătită
- Metoda de plată
- Salvați plata.
👉 Ce se întâmplă apoi în Caladeo
Atunci când suma plăților este egală cu suma facturilor și corespunde valorii de verificare a achiziției, aceasta este marcată automat ca Complet.
Acest lucru permite identificarea rapidă a achizițiilor achitate integral și a celor încă neachitate.
❓Întrebări frecvente
Pot adăuga mai multe facturi pentru aceeași achiziție?
Da. O achiziție poate conține mai multe facturi de la același furnizor.
Pot înregistra mai multe plăți pentru aceeași achiziție?
Da. Puteți înregistra mai multe plăți parțiale până la achitarea completă a achiziției.
⚠️ De reținut
- Verificați ca valoarea de verificare să corespundă totalului estimat al achiziției.
- Atașarea facturilor de furnizori ajută la centralizarea tuturor documentelor într-un singur loc.
- Statusul Complet facilitează urmărirea achizițiilor deja achitate.