Înregistrarea unei facturi pentru client

Context

Caladeo permite înregistrarea și urmărirea facturilor pentru clienți legate de un proiect de călătorie (avans, sold, suplimente, note de credit etc.). Facturile sunt emise din software-ul dvs. obișnuit de facturare, apoi atașate unei vânzări în Caladeo.

Aveți astfel, pentru fiecare ofertă acceptată, sumele facturate, scadențele și starea încasărilor, în același loc cu achizițiile de la furnizori. Acest lucru ușurează urmărirea financiară a dosarului.

Obiectiv

Înregistrarea facturilor pentru client ale unei oferte acceptate, urmărirea încasării lor și identificarea ușoară a soldului rămas de plată de către client.

Unde găsiți această funcționalitate?

Înregistrarea facturilor pentru client se face dintr-o ofertă acceptată, în fila Financiar.

Pentru a putea crea o vânzare, oportunitatea trebuie să conțină cel puțin o ofertă cu statusul Acceptată, iar informațiile clientului trebuie să fie completate corect.

Pas cu pas

Iată pașii pentru a înregistra o factură pentru client în aplicația Caladeo:

1. Deschideți oportunitatea, apoi accesați oferta cu statusul Acceptată.
2. Mergeți în fila Financiar a ofertei.
3. În secțiunea Vânzare, faceți clic pe Creați o vânzare.
4. Completați informațiile vânzării:
   • Numele vânzării (ex.: Avans la rezervare, Supliment bagaj de cală, Soldul călătoriei etc.)
   • Valoarea de verificare: suma totală așteptată pentru această vânzare
5. Salvați vânzarea.
6. Verificați secțiunea Detalii client: informațiile sunt precompletate din fișa clientului și pot fi ajustate dacă este necesar.

➕ Adăugarea unei facturi pentru client

După crearea vânzării, atașați factura sau facturile emise din software-ul dvs. de facturare:

1. Faceți clic pe Adăugați o factură.
2. Completați informațiile facturii:
   • Numărul facturii
   • Data facturii
   • Suma facturii
   • Data scadenței
3. Atașați PDF-ul facturii.
4. Salvați modificările.

👉 Puteți adăuga una sau mai multe facturi la aceeași vânzare (de exemplu o factură de avans, apoi o factură de sold).

💳 Înregistrarea încasărilor

Când clientul achită factura sau facturile:

1. Adăugați una sau mai multe încasări la vânzare.
2. Completați informațiile plății:
   • Data plății
   • Suma încasată
   • Metoda de plată
3. Salvați plata.

Ce se întâmplă apoi în Caladeo

Când suma încasărilor este egală cu suma facturilor și corespunde valorii de verificare a vânzării, aceasta este marcată automat ca Completă.

Astfel identificați rapid dosarele încasate integral și pe cele cu sold rămas de plată.

Întrebări frecvente

Pot înregistra mai multe facturi pentru aceeași ofertă?

Da. Aceeași vânzare poate conține mai multe facturi (avans, sold, supliment, notă de credit) și puteți crea mai multe vânzări pe o ofertă.

Caladeo generează factura?

Nu. Factura este emisă de software-ul dvs. de facturare sau de contabilitate, cu propria numerotare. Caladeo păstrează referința, suma, scadența și PDF-ul și îi urmărește încasarea.

Ce fac dacă o factură înregistrată conține o eroare?

Corectați informațiile introduse cât timp vânzarea nu este completă. Dacă factura în sine este greșită, emiteți o notă de credit în software-ul de facturare și înregistrați-o ca factură suplimentară, cu sumă negativă.

Bine de știut

• Verificați că valoarea de verificare corespunde totalului așteptat pentru vânzare.
• Folosiți nume de vânzare explicite pentru a ușura urmărirea contabilă.
• Atașarea PDF-ului fiecărei facturi centralizează toate documentele dosarului în același loc.
• Statusul Completă ușurează urmărirea dosarelor deja încasate.