Enregistrer une facture client

Contexte

Caladeo permet d’enregistrer et de suivre les factures clients liées à un projet de voyage (acompte, solde, suppléments, avoirs, etc.). Les factures sont émises par votre outil de facturation habituel, puis rattachées à une vente dans Caladeo.

Vous disposez ainsi, pour chaque offre acceptée, des montants facturés, des échéances et de l’état des encaissements, au même endroit que les achats fournisseurs. Cela facilite le suivi financier du dossier.

Objectif

Enregistrer les factures clients d’une offre acceptée, suivre leur encaissement et identifier facilement le solde restant dû par le client.

Où trouver cette fonctionnalité ?

L’enregistrement des factures clients s’effectue depuis une offre acceptée, dans l’onglet Financier.

Pour pouvoir créer une vente, l’opportunité doit contenir au moins une offre au statut Accepté et les informations du client doivent être correctement renseignées.

Pas-à-pas

Voici les étapes pour enregistrer une facture client dans l’application Caladeo :

1. Ouvrez l’opportunité, puis accédez à l’offre ayant le statut Accepté.
2. Rendez-vous dans l’onglet Financier de l’offre.
3. Dans la section Vente, cliquez sur Créer une vente.
4. Renseignez les informations de la vente :
   • Nom de la vente (ex. : Acompte à la réservation, Supplément bagages en soute, Solde du voyage, etc.)
   • Valeur de vérification : le montant total attendu pour cette vente
5. Enregistrez la vente.
6. Vérifiez la section Détails du client : les informations sont préremplies à partir de la fiche client, vous pouvez les ajuster si nécessaire.

➕ Ajouter une facture client

Une fois la vente créée, rattachez la ou les factures que vous avez émises depuis votre outil de facturation :

1. Cliquez sur Ajouter une facture.
2. Renseignez les informations de la facture :
   • Numéro de facture
   • Date de la facture
   • Montant de la facture
   • Date d’échéance
3. Ajoutez le PDF de la facture en pièce jointe.
4. Enregistrez les modifications.

👉 Il est possible d’ajouter une ou plusieurs factures pour une même vente (par exemple : facture d’acompte puis facture de solde).

💳 Enregistrer les encaissements

Lorsque le client règle la ou les factures :

1. Ajoutez un ou plusieurs encaissements sur la vente.
2. Renseignez les informations de paiement :
   • Date du paiement
   • Montant encaissé
   • Mode de paiement
3. Enregistrez le paiement.

Ce qui se passe ensuite dans Caladeo

Lorsque la somme des encaissements est égale à la somme des factures et correspond à la valeur de vérification de la vente, celle-ci est automatiquement marquée comme Complète.

Cela permet d’identifier rapidement les dossiers entièrement encaissés et ceux pour lesquels un solde reste dû.

Questions fréquentes

Puis-je enregistrer plusieurs factures pour une même offre ?

Oui. Une même vente peut contenir plusieurs factures (acompte, solde, supplément, avoir) et vous pouvez créer plusieurs ventes sur une offre.

Caladeo génère-t-il la facture ?

Non. La facture est émise par votre outil de facturation ou de comptabilité, avec sa propre numérotation. Caladeo en conserve la référence, le montant, l’échéance et le PDF, et suit son encaissement.

Que faire en cas d’erreur sur une facture enregistrée ?

Corrigez les informations saisies tant que la vente n’est pas complète. Si la facture elle-même est erronée, émettez un avoir dans votre outil de facturation et enregistrez-le comme une facture supplémentaire, avec un montant négatif.

Bon à savoir

• Vérifiez que la valeur de vérification correspond bien au total attendu pour la vente.
• Utilisez des noms de ventes explicites pour faciliter le suivi comptable.
• Joindre le PDF de chaque facture permet de centraliser tous les documents du dossier au même endroit.
• Le statut Complète facilite le suivi des dossiers déjà encaissés.