Gestionar contactos
🧠Contexto
Los contactos representan a personas físicas con las que interactúa en el marco de su actividad: responsable de viajes dentro de una empresa, presidente de una asociación, viajero u otro interlocutor individual.
Un contacto puede estar vinculado a un cliente (empresa, asociación, grupo de amigos, etc.), que corresponde a la entidad responsable del proyecto de viaje. Esta distinción permite gestionar por separado la información personal (contacto) y la información administrativa o contractual (cliente).
Cada contacto centraliza la información personal y de comunicación necesaria para el seguimiento comercial y la gestión de presupuestos, propuestas y viajes.
🎯 Objetivo
Crear, modificar y gestionar contactos (personas físicas) para centralizar su información y asociarlos a clientes y presupuestos.
🧭 ¿Dónde encontrar esta funcionalidad?
Para crear, modificar o eliminar contactos, acceda a la pestaña Contactos, disponible desde el menú principal.
Si la pestaña Contactos no aparece, significa que no dispone de los permisos necesarios para gestionar contactos. En ese caso, contacte con un administrador de su equipo para que ajuste sus permisos.
🛠️ Paso a paso
Siga estos pasos para crear o modificar un contacto:
- Abra la pestaña Contactos desde el menú principal.
- Haga clic en Nuevo contacto o seleccione un contacto existente para editarlo.
- Complete la información del contacto:
- Nombre
- Apellidos
- Género
- Dirección de correo electrónico
- Número de teléfono
- Dirección postal
- Ciudad
- País
- Provincia / Región
- Código postal
- Suscripción al boletín: indique si el contacto acepta recibir sus comunicaciones
- Guarde el contacto.
👉 Qué ocurre a continuación en Caladeo
Una vez creado, el contacto puede vincularse a un cliente (empresa, asociación, grupo de amigos, etc.) y asociarse a una o varias ofertas de viaje. La información del contacto se utiliza automáticamente en los documentos generados y en las comunicaciones con el cliente.
❓Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un contacto y un cliente?
Un contacto es una persona física (interlocutor, viajero, responsable). Un cliente es una entidad (empresa, asociación, grupo de amigos, etc.) que es responsable del proyecto de viaje.
¿Puedo vincular un contacto a varios clientes?
Sí. Según su organización, un mismo contacto puede estar vinculado a varios clientes o a varios presupuestos.
⚠️ A tener en cuenta
- Mantenga actualizada la información de los contactos para garantizar la calidad de las comunicaciones y de los documentos generados.
- Respete las preferencias de comunicación de los contactos, especialmente en lo que respecta al envío de boletines.
- La distinción contacto / cliente facilita la gestión administrativa y comercial de expedientes complejos.