Configurar tareas automáticas
🧠Contexto
Las tareas automáticas permiten crear tareas de forma automática en las oportunidades según su estado (por ejemplo: nueva oportunidad, propuesta enviada, viaje confirmado, etc.).
Ayudan a evitar olvidos, estandarizar las buenas prácticas de seguimiento y ahorrar tiempo a los equipos al activar automáticamente las acciones adecuadas en el momento oportuno.
🎯 Objetivo
Configurar tareas automáticas para que se añadan acciones predefinidas a las oportunidades cuando estas cambian de estado.
🧭 ¿Dónde encontrar esta funcionalidad?
Para configurar las tareas automáticas, vaya al menú Configuración, luego a Estados. Haga clic en un estado para acceder a la configuración de las tareas automáticas asociadas.
Si el menú Configuración no aparece, significa que no dispone de los permisos necesarios para gestionar la configuración de su espacio Caladeo. En ese caso, contacte con un administrador de su equipo.
🛠️ Paso a paso
Siga estos pasos para configurar tareas automáticas:
- Abra el menú Configuración desde la navegación principal.
- Acceda a la sección Estados.
- Seleccione el estado para el que desea configurar tareas automáticas.
- Haga clic en Añadir tarea o seleccione una tarea automática existente para modificarla.
- Introduzca la información de la tarea automática:
- Nombre de la tarea
- Descripción de la tarea (opcional)
- Plazo: número de días
- Plazo relativo: referencia utilizada para calcular el vencimiento (fecha de creación de la tarea, fecha de creación de la oportunidad, fecha de salida del viaje, etc.)
- Guarde los cambios.
👉 Ce qui se passe ensuite dans Caladeo
Cada vez que una oportunidad pasa a un estado para el cual se han configurado tareas automáticas, las tareas correspondientes se crean automáticamente en la oportunidad.
❓Preguntas frecuentes
¿Las tareas automáticas se crean en cada cambio de estado?
Sí. En cuanto una oportunidad pasa a un estado que incluye tareas automáticas, estas se añaden automáticamente.
¿Puedo modificar una tarea automática después de su creación?
Sí. Puede modificar o eliminar una tarea creada automáticamente directamente desde la pestaña Tareas de la oportunidad (ver la página Gestionar tareas).
⚠️ A tener en cuenta
- Utilice las tareas automáticas para estandarizar el seguimiento comercial (recordatorios a clientes, verificación de pagos, envío de documentos, etc.).
- Evite multiplicar tareas automáticas innecesarias para no sobrecargar a los equipos.
- Pruebe los estados tras la configuración para asegurarse de que las tareas se activan correctamente.