Configurar tareas automáticas

Contexto

Las tareas automáticas permiten crear automáticamente tareas en las oportunidades según su estatus (por ejemplo: nueva oportunidad, presupuesto enviado, viaje confirmado, etc.).

Evitan olvidos, estandarizan las buenas prácticas de seguimiento y ahorran tiempo a los equipos al desencadenar automáticamente las acciones a realizar en el momento adecuado.

Objetivo

Configurar tareas automáticas para que acciones predefinidas se agreguen a las oportunidades cuando cambien de estatus.

¿Dónde encontrar esta funcionalidad?

Para configurar las tareas automáticas, vaya al menú Parámetros, luego a Estatus. A continuación, haga clic en un estatus para acceder a la configuración de las tareas automáticas asociadas.

Si el menú Parámetros no aparece, significa que no dispone de los permisos necesarios para gestionar los parámetros de su espacio Caladeo. En este caso, contacte a un administrador de su equipo para que ajuste sus permisos.

Paso a paso

Estos son los pasos para configurar tareas automáticas:

1. Abra el menú Parámetros desde la navegación principal.
2. Acceda a la sección Estatus.
3. Seleccione el estatus para el cual desea configurar tareas automáticas.
4. Haga clic en Agregar una tarea o seleccione una tarea automática existente para modificarla.
5. Complete la información de la tarea automática :
   • Nombre de la tarea
   • Descripción de la tarea (opcional)
   • Vencimiento : número de días
   • Vencimiento relativo : referencia utilizada para el cálculo del vencimiento (fecha de creación de la tarea, fecha de creación de la oportunidad, fecha de salida del viaje, etc.)
6. Guarde los cambios.

Lo que sucede después en Caladeo

Cada vez que una oportunidad cambia a un estado para el cual se han configurado tareas automáticas, las tareas correspondientes se crean automáticamente en la oportunidad.

Preguntas frecuentes

¿Se crean las tareas automáticas en cada cambio de estado?

Sí. Tan pronto como una oportunidad cambia a un estado que tiene tareas automáticas, estas se agregan automáticamente.

¿Puedo modificar una tarea automática después de su creación?

Sí. Puede modificar o eliminar una tarea creada automáticamente directamente desde la pestaña Tareas de la oportunidad (Ver la página: Gestionar tareas)

Bueno saberlo

• Utilice tareas automáticas para estandarizar el seguimiento comercial (seguimiento de cliente, verificación de pago, envío de documentos, etc.).
• Evite multiplicar tareas automáticas innecesarias para no sobrecargar los equipos.
• Pruebe sus estados después de la configuración para verificar que las tareas se disparen correctamente.