Gérer les contacts
🧠Contexte
Les contacts représentent des personnes physiques avec lesquelles vous interagissez dans le cadre de votre activité : responsable voyage au sein d’une entreprise, président d’association, voyageur ou tout autre interlocuteur individuel.
Un contact peut être rattaché à un client (entreprise, association, groupe d’amis, etc.), qui correspond à l’entité porteuse du projet de voyage. Cette distinction permet de gérer séparément les informations personnelles (contact) et les informations administratives ou contractuelles (client).
Chaque contact centralise les informations personnelles et de communication nécessaires au suivi commercial et à la gestion des offres, devis et voyages.
🎯 Objectif
Créer, modifier et gérer des contacts (personnes physiques) afin de centraliser leurs informations et de les associer aux clients et aux offres.
🧭 Où trouver cette fonctionnalité ?
Pour créer, modifier ou supprimer des contacts, rendez-vous dans l’onglet Contacts, accessible depuis le menu principal.
Si l’onglet Contacts n’apparaît pas, cela signifie que vous ne disposez pas des droits nécessaires pour gérer les contacts. Dans ce cas, contactez un administrateur de votre équipe afin qu’il ajuste vos permissions.
🛠️ Pas-à-pas
Voici les étapes pour créer ou modifier un contact :
- Ouvrez l’onglet Contacts depuis le menu principal.
- Cliquez sur Nouveau contact ou sélectionnez un contact existant pour le modifier.
- Renseignez les informations du contact :
- Prénom
- Nom
- Genre
- Adresse e-mail
- Numéro de téléphone
- Adresse postale
- Ville
- Pays
- Département / Région
- Code postal
- Inscription à la newsletter : indiquez si le contact accepte de recevoir vos communications
- Enregistrez le contact.
👉 Ce qui se passe ensuite dans Caladeo
Une fois créé, le contact peut être rattaché à un client (entreprise, association, groupe d’amis, etc.) et associé à une ou plusieurs offres de voyage. Les informations du contact sont alors automatiquement utilisées dans les documents générés ainsi que pour les communications avec le client.
❓Questions fréquentes
Quelle est la différence entre un contact et un client ?
Un contact est une personne physique (interlocuteur, voyageur, responsable). Un client est une entité (entreprise, association, groupe d’amis, etc.) qui porte le projet de voyage.
Puis-je rattacher un contact à plusieurs clients ?
Oui, selon votre organisation, un même contact peut être rattaché à plusieurs clients ou à plusieurs offres.
⚠️ Bon à savoir
- Maintenez les informations des contacts à jour pour garantir la qualité des échanges et des documents générés.
- Respectez les préférences de communication des contacts, notamment concernant l’envoi de newsletters.
- La distinction contact / client facilite la gestion administrative et commerciale des dossiers complexes.