Gérer une fiche client
🧠Contexte
Les clients représentent les personnes ou groupes pour lesquels vous organisez des voyages. Il peut s’agir d’une personne seule, d’un couple, d’une famille, d’un groupe d’amis, d’une entreprise, d’une association, d’un établissement scolaire ou de toute autre organisation.
Un client correspond au porteur du projet de voyage. La fiche client centralise les informations administratives et de facturation (adresse postale, coordonnées, informations légales, etc.), utilisées lors de la création des devis, contrats et factures.
Un client peut être associé à un ou plusieurs contacts (personnes physiques), qui sont les interlocuteurs du dossier : responsable du voyage, accompagnateur, voyageurs, etc.
🎯 Objectif
Créer, modifier et gérer les fiches clients afin de centraliser les informations de facturation et de les associer aux contacts, opportunités, offres et voyages.
🧭 Où trouver cette fonctionnalité ?
Pour créer, modifier ou supprimer des clients, rendez-vous dans l’onglet Clients, accessible depuis le menu principal.
Si l’onglet Clients n’apparaît pas, cela signifie que vous ne disposez pas des droits nécessaires pour gérer les clients. Dans ce cas, contactez un administrateur de votre équipe afin qu’il ajuste vos permissions.
🛠️ Pas-à-pas
Voici les étapes pour créer ou modifier un client dans l’application Caladeo :
- Ouvrez l’onglet Clients depuis le menu principal.
- Cliquez sur Nouveau client ou sélectionnez un client existant pour le modifier.
- Renseignez les informations du client :
- Type de client (la liste des types de clients est paramétrable)
- Gestionnaire du client : membre de votre équipe en charge du dossier
- Statut du client : Prospect ou Client
- Nom du client
- Téléphone du client
- Adresse du client
- Ville
- Pays
- Département / Région
- Code postal
- Enregistrez les modifications.
👉 Ce qui se passe ensuite dans Caladeo
Une fois créé, le client peut être associé à un ou plusieurs contacts (interlocuteurs, voyageurs, responsables) ainsi qu’à une ou plusieurs opportunités.
Les informations de la fiche client sont automatiquement utilisées dans les documents générés et servent de référence pour la facturation et le suivi administratif.
❓Questions fréquentes
Quelle est la différence entre un client et un contact ?
Un client est le porteur du projet de voyage (personne, groupe ou structure). Un contact est une personne physique associée au client et servant d’interlocuteur pour le dossier.
Puis-je associer plusieurs contacts à un même client ?
Oui. Un client peut être associé à plusieurs contacts (par exemple un responsable, un accompagnateur et un contact comptable).
⚠️ Bon à savoir
- Créez une fiche client dès qu’un projet de voyage est identifié, même si tous les contacts ne sont pas encore connus.
- Évitez de créer des doublons de clients (ex. : même famille ou même entreprise créée plusieurs fois).
- La distinction client (porteur du projet) / contact (interlocuteur) facilite la gestion des dossiers, notamment pour les voyages de groupe.