Paramétrer les tâches automatiques
🧠Contexte
Les tâches automatiques permettent de créer automatiquement des tâches sur les opportunités en fonction de leur statut (par exemple : nouvelle opportunité, devis envoyé, voyage confirmé, etc.).
Elles évitent les oublis, standardisent les bonnes pratiques de suivi et font gagner du temps aux équipes en déclenchant automatiquement les actions à réaliser au bon moment.
🎯 Objectif
Configurer des tâches automatiques afin que des actions prédéfinies soient ajoutées aux opportunités lorsqu’elles changent de statut.
🧭 Où trouver cette fonctionnalité ?
Pour paramétrer les tâches automatiques, rendez-vous dans le menu Paramètres, puis dans Statuts. Cliquez ensuite sur un statut pour accéder à la configuration des tâches automatiques associées.
Si le menu Paramètres n’apparaît pas, cela signifie que vous ne disposez pas des droits nécessaires pour gérer les paramètres de votre espace Caladeo. Dans ce cas, contactez un administrateur de votre équipe afin qu’il ajuste vos permissions.
🛠️ Pas-à-pas
Voici les étapes pour paramétrer des tâches automatiques :
- Ouvrez le menu Paramètres depuis la navigation principale.
- Accédez à la section Statuts.
- Sélectionnez le statut pour lequel vous souhaitez configurer des tâches automatiques.
- Cliquez sur Ajouter une tâche ou sélectionnez une tâche automatique existante pour la modifier.
- Renseignez les informations de la tâche automatique :
- Nom de la tâche
- Description de la tâche (optionnelle)
- Échéance : nombre de jours
- Échéance relative : référence utilisée pour le calcul de l’échéance (date de création de la tâche, date de création de l’opportunité, date de départ du voyage, etc.)
- Enregistrez les modifications.
👉 Ce qui se passe ensuite dans Caladeo
À chaque fois qu’une opportunité passe dans un statut pour lequel des tâches automatiques sont paramétrées, les tâches correspondantes sont créées automatiquement sur l’opportunité.
❓Questions fréquentes
Les tâches automatiques sont-elles créées à chaque changement de statut ?
Oui. Dès qu’une opportunité passe dans un statut comportant des tâches automatiques, celles-ci sont ajoutées automatiquement.
Puis-je modifier une tâche automatique après sa création ?
Oui. Vous pouvez modifier ou supprimer une tâche créée automatiquement directement depuis l’onglet Tâches de l’opportunité (Voir la page : Gérer les tâches)
⚠️ Bon à savoir
- Utilisez les tâches automatiques pour standardiser le suivi commercial (relance client, vérification de paiement, envoi de documents, etc.).
- Évitez de multiplier les tâches automatiques inutiles afin de ne pas surcharger les équipes.
- Testez vos statuts après configuration afin de vérifier que les tâches se déclenchent correctement.