Enregistrer une facture fournisseur

🧠Contexte

Caladeo permet d’enregistrer et de suivre les factures fournisseurs afin de gérer les achats liés à un projet de voyage (hébergement, transport, activités, prestations locales, etc.).

Les factures fournisseurs sont rattachées à une offre et permettent de suivre précisément les montants à payer aux prestataires, les échéances et l’état des paiements. Cela facilite le suivi financier et la gestion des coûts du voyage.

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🎯 Objectif

Enregistrer des factures fournisseurs sur une offre accéptée, suivre leur paiement et identifier facilement le solde des différents achats fournisseurs.

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🧭 Où trouver cette fonctionnalité ?

L’enregistrement des factures fournisseurs s’effectue depuis une offre acceptée, dans l’onglet Financier.

Pour pouvoir créer un achat, l’opportunité doit contenir au moins une offre au statut Accepté.

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🛠️ Pas-à-pas

Voici les étapes pour enregistrer une facture fournisseur dans l’application Caladeo :

1. Ouvrez l’opportunité, puis accédez à l’offre concernée.
2. Rendez-vous dans l’onglet Financier de l’offre.
3. Dans la section Achats, cliquez sur Créer un achat.
4. Renseignez les informations de l’achat :
   • Nom de l’achat (ex. : Hôtel – séjour, Transport local, Guide journée, etc.)
   • Valeur de vérification : montant total estimé de l’achat
   • Prestataire : sélection du prestataire concerné (obligatoire)
5. Enregistrez l’achat.

➕ Ajouter une facture fournisseur

Une fois l’achat créé, vous devez ajouter la ou les factures fournisseurs associées :

1. Cliquez sur Ajouter une facture.
2. Renseignez les informations de la facture :
   • Date de la facture
   • Montant de la facture
   • Date d’échéance
   • Numéro de facture
3. Ajoutez la facture en pièce jointe.
4. Enregistrez les modifications.

👉 Il est possible d’ajouter une ou plusieurs factures pour un même achat (par exemple : factures partielles ou complémentaires).

💳 Enregistrer les paiements fournisseur

Lorsque la ou les factures sont réglées :

1. Ajoutez un ou plusieurs paiements sur l’achat.
2. Renseignez les informations de paiement :
   • Date du paiement
   • Montant payé
   • Mode de paiement
3. Enregistrez le paiement.

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👉 Ce qui se passe ensuite dans Caladeo

Lorsque la somme des paiements est égale à la somme des factures et correspond à la valeur de vérification de l’achat, celui-ci est automatiquement marqué comme Complet.

Cela permet d’identifier rapidement les achats entièrement réglés et ceux restant à payer.

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❓Questions fréquentes

Puis-je ajouter plusieurs factures pour un même achat ?

Oui. Un même achat peut contenir plusieurs factures du même fournisseur.

Puis-je ajouter plusieurs paiements pour un même achat ?

Oui. Vous pouvez enregistrer plusieurs paiements partiels jusqu’au règlement complet de l’achat.

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⚠️ Bon à savoir

• Vérifiez que la valeur de vérification correspond bien au total attendu pour l’achat.
• Joindre les factures fournisseurs permet de centraliser tous les documents au même endroit.
• Le statut Complet facilite le suivi des achats déjà réglés.