Contexte
Caladeo permet d’enregistrer et de suivre les factures fournisseurs afin de gérer les achats liés à un projet de voyage (hébergement, transport, activités, prestations locales, etc.).
Les factures fournisseurs sont rattachées à une offre et permettent de suivre précisément les montants à payer aux prestataires, les échéances et l’état des paiements. Cela facilite le suivi financier et la gestion des coûts du voyage.
Objectif
Enregistrer des factures fournisseurs sur une offre accéptée, suivre leur paiement et identifier facilement le solde des différents achats fournisseurs.
Où trouver cette fonctionnalité ?
L’enregistrement des factures fournisseurs s’effectue depuis une offre acceptée, dans l’onglet Financier.
Pour pouvoir créer un achat, l’opportunité doit contenir au moins une offre au statut Accepté.
Pas-à-pas
Voici les étapes pour enregistrer une facture fournisseur dans l’application Caladeo :
- Ouvrez l’opportunité, puis accédez à l’offre concernée.
- Rendez-vous dans l’onglet Financier de l’offre.
- Dans la section Achats, cliquez sur Créer un achat.
- Renseignez les informations de l’achat :
- Nom de l’achat (ex. : Hôtel – séjour, Transport local, Guide journée, etc.)
- Valeur de vérification : montant total estimé de l’achat
- Prestataire : sélection du prestataire concerné (obligatoire)
- Enregistrez l’achat.
➕ Ajouter une facture fournisseur
Une fois l’achat créé, vous devez ajouter la ou les factures fournisseurs associées :
- Cliquez sur Ajouter une facture.
- Renseignez les informations de la facture :
- Date de la facture
- Montant de la facture
- Date d’échéance
- Numéro de facture
- Ajoutez la facture en pièce jointe.
- Enregistrez les modifications.
👉 Il est possible d’ajouter une ou plusieurs factures pour un même achat (par exemple : factures partielles ou complémentaires).
💳 Enregistrer les paiements fournisseur
Lorsque la ou les factures sont réglées :
- Ajoutez un ou plusieurs paiements sur l’achat.
- Renseignez les informations de paiement :
- Date du paiement
- Montant payé
- Mode de paiement
- Enregistrez le paiement.
Ce qui se passe ensuite dans Caladeo
Lorsque la somme des paiements est égale à la somme des factures et correspond à la valeur de vérification de l’achat, celui-ci est automatiquement marqué comme Complet.
Cela permet d’identifier rapidement les achats entièrement réglés et ceux restant à payer.
Questions fréquentes
Puis-je ajouter plusieurs factures pour un même achat ?
Oui. Un même achat peut contenir plusieurs factures du même fournisseur.
Puis-je ajouter plusieurs paiements pour un même achat ?
Oui. Vous pouvez enregistrer plusieurs paiements partiels jusqu’au règlement complet de l’achat.
Bon à savoir
- Vérifiez que la valeur de vérification correspond bien au total attendu pour l’achat.
- Joindre les factures fournisseurs permet de centraliser tous les documents au même endroit.
- Le statut Complet facilite le suivi des achats déjà réglés.
Cette réponse vous a-t-elle été utile ?